Lettera di Arch.i.m. al Consiglio Superiore della Magistratura, alla Direzione generale per gli archivi e alla Soprintendenza archivistica per il Lazio in merito al progetto di digitalizzazione dell’archivio cartaceo del Consiglio Superiore della Magistratura

Alla Presidenza del Consiglio Superiore della Magistratura
Al Direttore generale per gli archivi, dott. Mario Guarany
Al Soprintendente archivistico per il Lazio, dott. Mauro Tosti Croce

Signor Presidente,

la scrivente Associazione “Archivisti in Movimento” inoltra la presente a seguito delle numerose osservazioni ricevute in merito alla notizia di recente diffusa circa il progetto del Consiglio Superiore della Magistratura di impiegare reclusi del carcere romano di Rebibbia per la “digitalizzazione” del suo archivio cartaceo.

Secondo quanto riportato nell’articolo pubblicato in data 13/03/15 in “Guida al Diritto” de “Il Sole 24 Ore” (http://www.diritto24.ilsole24ore.com/art/guidaAlDiritto/dirittoPenale/2015-03-12/csm-pensa-detenuti-rebibbia-digitalizzare-suo-archivio-103633.php), almeno una parte dell’archivio del CSM è conservato provvisoriamente in una sede decentrata: “Da decenni la documentazione cartacea è depositata in un’immobile a Roma dell’Agenzia delle Entrate che l’anno scorso ne ha chiesto la restituzione. In quei locali che si trovano in viale Trastevere ci sono circa 5.000 fascicoli personali di magistrati, tutti gli incartamenti della Sezione disciplinare dal 1982 ad oggi, e – tra l’altro – circa 300 fascicoli su fatti di criminalità organizzata. Di una parte di questo materiale è già stata decisa la distruzione.”

Quale soluzione alla situazione di precarietà sopra esposta, nonché “per dare un’opportunità di reinserimento ai reclusi del carcere romano” il Comitato di Presidenza del CMS avrebbe già espresso parere favorevole, restando in attesa della definitiva approvazione da parte del plenum, all’operazione di “digitalizzazione” (che sembra piuttosto sostanziarsi nella mera scansione dei documenti).

Pur riconoscendo l’intenzione senza dubbio positiva connessa all’opportuna attività di reinserimento dei detenuti, l’iniziativa ha destato sconcerto soprattutto in relazione alle condizioni precarie in cui sembrerebbe trovarsi il complesso documentario, apparentemente trascurato, nonché – ad esempio – per l’assenza di indicazioni relative alle modalità con cui è stata assunta la decisione di distruggere gli originali cartacei attualmente nell’archivio di deposito.

Degli archivi correnti e di deposito, del resto, sono responsabili gli stessi soggetti produttori che curano direttamente la tenuta, l’organizzazione, la conservazione e, per quanto previsto dalla legge, la consultabilità. Essendo, però, la fase formativa di particolare rilievo per le fasi successive e quindi anche per l’esistenza dell’archivio storico, lo Stato svolge una funzione di tutela anche quando l’archivio è strumento di gestione del soggetto produttore, nonché nella sua fase di deposito.

Riteniamo pertanto doveroso sottolineare che la documentazione prodotta dall’amministrazione costituisce patrimonio pubblico, e che la sua gestione – da operarsi necessariamente secondo una corretta metodologia archivistica – sia un diritto del cittadino e un dovere della Pubblica Amministrazione; tale documentazione è altresì un bene culturale, secondo il Codice dei Beni Culturali (Parte II, Tit. 1, Capo 1, Art. 10, Comma 2b), affidato per legge, per quanto riguarda la sua “conservazione, tutela, valorizzazione e fruizione”, alla professionalità specialistica degli archivisti (Legge di modifica al Codice dei Beni Culturali, n. 110 del 22/07/2014, G. U. Serie Generale n. 183 del 08/08/2014, in vigore dal 23/08/2014). La documentazione in oggetto, inoltre, potrebbe con ogni probabilità contenere dati personali, identificativi, sensibili e giudiziari (secondo il dettato dell’art. 4 del Codice in materia di protezione dei dati personali, D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196), la cui riservatezza e corretto utilizzo devono essere tutelati dai titolari legittimi del trattamento dei dati.

L’Associazione Arch.I.M. chiede pertanto che le Autorità specificamente competenti pongano in essere tutte le attività di verifica e di vigilanza in merito, al fine di riscontrare la corretta tenuta dei complessi documentali nonché la presenza o meno di funzionari archivisti in ruolo nell’Amministrazione di pertinenza.

In attesa di riscontro alle criticità evidenziate, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.

Il Presidente

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